Este comité busca dar cumplimiento a la normativa en materia archivística, bajo un modelo propio de Sistema Universitario de Archivo.
Atendiendo la normativa interna de la Universidad Autónoma de Querétaro (UAQ), la Ley de Archivos del Estado de Querétaro y la Ley General de Archivos, se conformó el Comité Técnico de Archivo de la UAQ, donde la rectora de la Máxima Casa de Estudios queretana, Dra. Teresa García Gasca, tomó protesta a los integrantes de este órgano universitario.
En ceremonia llevada a cabo en el Auditorio Fernando Díaz Ramírez, la Rectora y también presidenta del Comité General de Archivo, dijo que aunado a toda la actividad que actualmente se desarrolla, el tema de la capacitación es parte medular, por lo que agradeció el interés y el esfuerzo de cada una de las áreas académicas y administrativas involucradas, encabezadas por las y los secretarios del Alma Máter.
Informó que a partir de noviembre de 2020 la Universidad trabaja en el diseño de un modelo propio de Sistema Universitario de Archivo acorde a la regulación interna, basado en la normatividad estatal y en la Ley General de Archivos, que contempla el establecimiento de un cuadro de clasificación archivística y un catálogo de disposición documental, que será el punto de partida para la correcta gestión documental.
Todo con la finalidad de cumplir las fases que atraviesa un expediente que lo ubicarán en un tipo de Archivo, a este flujo se le conoce como ciclo vital del documento, en el que intervienen características como su uso, su gestión, su vigencia documental, su plazo de conservación, entre otros, el ciclo vital maneja tres fases, la fase activa es aquella en donde se reúne la documentación que se encuentra en gestión, en busca de solución a los asuntos iniciados que se resguarda en un archivo de trámite, mientras que en un archivo de concentración se resguardan los expedientes transferidos por las diferentes áreas administrativas, una vez que se finalizó su trámite, pero siguen siendo vigentes con objeto de consulta por la propias áreas; esta corresponde a la fase semiactiva y por último la fase inactiva o histórica que pertenece a los expedientes que tienen un valor informativo, evidencial y testimonial, que se resguardarán permanentemente.
“Sabemos que es un proceso permanente que no atiende cuestiones de temporalidad; un trabajo que tiene que trascender y continuar; son estrategias que continuarán creciendo y quienes nos precederán, deberán darle seguimiento. En lo que corresponde a esta administración, se está trabajando en la gestión de más y mejores espacios que es de lo que más adolecemos en estos momentos”, indicó.
En este sentido, la Mtra. María Eugenia Gutiérrez Valdez, presidenta de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES), comentó que, a pesar de las limitaciones en tiempos, espacios y recursos, la UAQ ha dado muestra del empeño para dar cumplimiento a la normativa aplicable en el tema de archivo y externó su disposición para que, desde la Red, la UAQ cuente con el apoyo necesario que permita ejecutar con eficiencia cada una de las acciones en materia archivística.
“La actividad realizada en los archivos no solo se enfoca en seleccionar, ordenar y resguardar documentos, es también un rescate de historia y un reflejo de lo que cada institución educativa representa. Es importante realizar esta labor con la firme convicción de que lo que se haga hoy será un antecedente histórico que prevalecerá a lo largo del tiempo”, aseguró.
La Mtra. Verónica Cruz Torres, Coordinadora de Archivo Institucional, dependiente de la Dirección de Servicios y Recursos Materiales de la UAQ, al tiempo de presentar un informe respecto de las acciones previas a la toma de protesta del Comité, comentó que, con lineamientos bien definidos, habrá de dar cuenta de manera mensual al Comité General de Archivo, sobre el seguimiento y avances desarrollados por éste, con base en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico.
Resaltó que en breve se dispondrá de un espacio de 28 metros cuadrados dedicado a la limpieza y desinfección de documentos, ubicado en una bodega de San José el Alto. Asimismo, y tras la gestión de la Rectoría y la Secretaría Administrativa ante el Patronato de la UAQ, se obtuvo en préstamo un espacio de 160 metros cuadrados del inmueble en Corregidora Sur, en donde de manera temporal habrá de concentrarse el Archivo Institucional, en tanto se construye el edificio que estará ubicado en Campus Aeropuerto.
